TRUSTED | Alasan Pembukuan Excel Tidak Efisien

6 Alasan Pembukuan Excel Tidak Efisien

Sebagian besar, semua pemilik bisnis dan pelaku UKM (usaha kecil dan menengah) cenderung menggunakan pembukuan dengan excel untuk melakukan proses pencatatan transaksi mereka.

Apa sih arti dari Pembukuan?

Menurut Wikipedia, Pembukuan ialah proses pencatatan transaksi keuangan. Transaksi meliputi penjualan, pembelian, pendapatan, dan pengeluaran oleh perseorangan maupun organisasi. Pembukuan biasanya dilakukan oleh seorang ahli pembukuan. Pembukuan berbeda dengan akuntansi. Proses akuntansi biasanya dilakukan oleh seorang akuntan. Akuntan membuat laporan dari transaksi keuangan tercatat yang ditulis oleh ahli pembukuan.

Ketika ditanya mengapa mereka menggunakan spreadsheet untuk melakukan proses akuntansi mereka, mereka biasanya memiliki dua jawaban yang sama. Pertama, spreadsheet bebas dan gratis untuk digunakan. Kedua, mereka tidak tahu apa lagi yang bisa mereka gunakan dalam mencatat transaksi mereka.

Sebelum melangkah lebih jauh, kami ingin memastikan bahwa tidak ada yang salah dengan menggunakan Excel untuk pembukuan Anda. Sangat jelas bahwa spreadsheet adalah salah satu hal yang paling serbaguna dalam bisnis, dengan banyak fungsinya.

Tapi, bayangkan Anda harus memotong rumput di halaman di depan rumah Anda. Anda diberi dua alat – Satu adalah gunting rumput dan mesin pemotong rumput. Sekarang, mana yang akan Anda gunakan untuk memotong rumput? Menggunakan mesin pemotong rumput akan lebih masuk akal, bukan?

Hal yang sama berlaku untuk proses akuntansi pada bisnis. Software akuntansi dirancang khusus untuk mengelola proses pembukuan. Dengan menggunakan software akuntansi Anda dapat mengelola proses akuntansi lebih efisien daripada mengelola secara manual seperti menggunakan spreadsheet atau excel. Sekarang, mari kita bahas lebih dalam untuk mencari tahu lebih banyak hal yang tidak Anda duga.

Kenapa sih Anda harus berhenti menggunakan spreadsheet untuk pembukuan Anda?

Pada 2012, kesalahan pembukuan melalui spreadsheet dalam proses penawaran sebuah tender untuk West Coast Mainline membebani wajib pajak sekitar £ 60 juta atau sekitar 954 milyar rupiah.

Sumber: Telegraph.co.uk

Anda tidak ingin kasus diatas terjadi pada bisnis Anda bukan?
Berikut ini adalah 6 alasan Anda harus menghentikan penggunaan spreadsheet atau excel untuk pembukuan:

1. Kemampuan Pencadangan & Pemulihan Data yang Tidak Efesien

Jika Anda menggunakan spreadsheet, mencadangkan dan memulihkan data bisa menjadi masalah besar. Misalnya, saat Anda menginput dan memproses data dalam spreadsheet, lalu tiba-tiba terjadi mati lampu atau hard drive Anda yang rusak secara tiba-tiba.Bukankah itu mimpi buruk bagi Anda?

Kita tahu bahwa hal-hal ini mungkin terjadi pada waktu yang paling tidak tepat, yaitu ketika Anda berurusan dengan hal-hal yang paling penting. Oleh karena itu, spreadsheet adalah pilihan yang sangat buruk untuk penginputan data akuntansi Anda yang sangat berharga.

2. Paradoks “Bebas Biaya”

Versi spreadsheet gratis itu dapat digunakan untuk pembukuan Anda tetapi upaya untuk membuat bagan dan tabel untuk akun dan laporan yang berbeda mungkin memerlukan banyak waktu. Ingat, waktu adalah uang. Anda tidak sepenuhnya mendapatkan gratis. Anda juga harus membayar atas software spreadsheet yang Anda gunakan. Dalam hal ini aplikasi Office dari Microsoft.

Sebaliknya, jika Anda menggunakan program atau software akuntansi, Anda akan menghemat waktu karena kebanyakan proses akuntansi sudah berjalan secara otomatis. Karena memang sudah dimuat bagan akun, berbagai format tabel akuntansi dan banyak lagi. Ada banyak software akuntansi yang bisa Anda gunakan dan tersedia di pasaran.

3. Kurangnya Melihat Data berdasarkan Waktu dan Historis

Saat Anda menggunakan spreadsheet untuk bisnis Anda, menjadi sangat sulit untuk melihat data dan statistik secara real time. Spreadsheet melalui excel juga tidak cocok untuk menyimpan data secara historis,

Seluruh data dalam catatan transaksi pada bisnis Anda adalah sangat penting untuk menganalisis tren informasi akuntansi, dan biasanya data ini berdasarkan waktu. Jika Anda melakukan pembukuan menggunakan excel, memasukkan data secara manual ke dalam sistem, mengubah dan memperbarui data akan membuat sistem pekerjaan Anda menjadi lebih rumit.

4. Kurangnya Kemampuan Penyesuaian Untuk Proses Akuntansi Anda

Anda tidak mungkin mendapatkan hasil yang terbaik dari penggunaan spreadsheet pada excel untuk proses akuntansi jika Anda tidak mempunyai keterampilan menggunakan VBA (Visual Basic for Application).

Untuk tujuan akuntansi, Anda mungkin perlu menyesuaikan spreadsheet atau mengembangkan sesuai dengan kebutuhan akuntansi Anda. Tanpa memiliki pengetahuan coding yang tepat, akan seperti hampir mustahil untuk melakukan semua itu.

Di sisi lain, jika Anda memilih alat akuntansi yang dikembangkan dengan baik, Anda tidak perlu memikirkan kemampuan penyesuaian dan skalabilitas dari perangkat lunak pilihan Anda yang dimaksudkan untuk melakukan kegiatan pembukuan.

5. Tidak Memungkinkan untuk Secara Otomatis Menyiapkan Laporan Keuangan

Setelah memasukkan semua data transaksi dalam spreadsheet, memproses perhitungan, dan menampilkan hasilnya dalam bentuk laporan keuangan mungkin tampak agak berantakan tata letaknya dalam spreedsheet.

Mempersiapkan laporan keuangan dalam spreadsheet akan membutuhkan keahlian Anda dalam membuat Tabel Pivot, membuat grafik, melakukan VLOOKUPS, menjalankan Macro dan sebagainya.

Namun, perangkat lunak akuntansi lengkap akan memberi Anda semua laporan keuangan dan laporan sesuai dengan kebutuhan dan permintaan Anda, bahkan jika Anda tidak memiliki keterampilan yang disebutkan di atas.

6. Akses yang Mudah

Ini adalah aspek yang sangat dibutuhkan ketika Anda memiliki bisnis dengan banyak karyawan yang membutuhkan pembukuan.

Bayangkan jika ada kasus, Anda ingin memberi salah satu akuntan Anda akses untuk membatalkan transaksi sementara Anda tidak ingin memberikan kesempatan ini kepada pengguna lainnya. Software akuntansi bisa melakukan ini semua dengan fitur approval.

Tetapi, ketika Anda menggunakan excel, Anda akan berjuang untuk melindungi data Anda dari orang lain. Anda harus ingat, siapa pun dapat menghapus transaksi, neraca atau neraca percobaan Anda.

Jadi, apa yang harus Anda lakukan untuk Pembukuan Anda?

Untungnya, ada puluhan software akuntansi di luar sana yang dapat meningkatkan aktivitas pembukuan Anda. Jika bisnis Anda berencana memiliki banyak cabang, gudang, dan membutuhkan sistem approval, kami sarankan Anda menggunakan Accurate Online sebagai software akuntansi bisnis Anda.

accurate online

Dengan fitur yang di miliki Accurate Online, pembukuan bisnis Anda akan lebih mudah dan efisien jika dibandingkan dengan pembukuan menggunakan excel. Untuk harga? Tidak perlu khawatir, tidak seperti software pembukuan lain yang membagi-bagi harga untuk fitur yang lebih lengkap.

Accurate Online menawarkan harga menarik untuk bisa menikmati semua fiturnya. Tidak ada perbedaan, tidak ada biaya tambahan. Jika Anda masih ragu tentang mudahnya bisnis dengan menggunakan Accurate Online, Anda bisa mendapatkan pengalaman langsung dengan mencobanya gratis selama 30 hari melalui link ini.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

  1. Ping-balik: Software ACCURATE | Rekomendasi Untuk Semua Jenis Usaha Anda