Pengertian SOP Adalah: Beserta Tujuan, Fungsi, Prinsip & Format

Pengertian SOP
(Standar Operasional Prosedur)

Pengertian SOP (Standar Operasional Prosedur) adalah sebuah dokumen yang berisi tentang prosedur yang harus dilakukan secara bertahap untuk menyelesaikan pekerjaan. Tujuannya adalah agar dapat menyelesaikan pekerjaan dengan hasil kerja yang paling efektif.

Standar Operasional Prosedur atau SOP adalah sebuah system yang disusun supaya pekerjaan lebih rapih dan tertib. Sistem ini juga akan berisi urutan sebuah pekerjaan dari tahap awal sampai akhir.

pengertian sop

Tujuan SOP (Standar Operasional Prosedur)

  1. Membuat sebuah standar hasil pekerjaan.
  2. Menyelesaikan pekerjaan dengan efektif dan efisien.
  3. Sebagai suatu pedoman kerja seluruh karyawan, termasuk pekerja dan atasan.
  4. Dapat digunakan juga sebagai indikator penilaian kualitas.
  5. Mengurangi suatu risiko yang terjadinya kegagalan suatu pekerjaan.
  6. Untuk dapat mendeskripsikan alur, tugas, dan wewenang dari masing-masing pihak terhadap pekerjaan.
  7. Sebagai sebuah dokumen acuan jika terjadi kesalahan.
  8. Dapat digunakan sebagai salah satu bahan pelatihan pegawai baru.

Fungsi SOP (Standar Operasional Prosedur)

  1. Memudahkan pekerjaan para pegawai atau tim atau unit kerja.
  2. Berfungsi sebagai dasar hukum yang kuat apabila terjadi penyimpangan atau perbuatan kriminal.
  3. SOP juga dapat berfungsi untuk dapat memberikan pengetahuan mengenai hambatan-hambatan yang akan dan sedang dialami oleh para pegawai.
  4. SOP ini juga dapat memberikan suatu arahan kepada para pegawai agar saling menjaga suatu kedisiplinan dalam bekerja dan berfungsi sebagai sebuah pedoman dalam pelaksanaan kerja atau tugas.

Prinsip SOP (Standar Operasional Prosedur)

  • Konsisten

SOP ini wajib dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapapun yang berada dalam sebuah organisasi perusahaan.

  • Komitmen

SOP ini wajib dijalankan dengan penuh komitmen oleh semua staff dalam organisasi perusahaan, mulai dari level terendah sampai level tertinggi.

  • Perbaikan Berkelanjutan

Sebuah SOP juga harus terbuka terhadap penyempurnaan yang mungkin akan terjadi kedepannya agar pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien.

  • Mengikat

SOP juga wajib membuat pelaksana terikat untuk melakukan tugasnya sesuai dengan standar operasional yang berlaku.

  • Seluruh Unsur Memiliki Peran Penting

Seluruh karyawan mempunyai peran dan tugas tertentu dalam setiap tugas yang sudah sesuai dengan standar. Jika ada seorang pegawai tidak menjalankan tugasnya dengan baik, maka akan menganggu keseluruhan proses.

  • Terdokumentasi Dengan Baik

Seluruh prosedur yang telah distandarkan juga harus didokumentasikan dengan sangat baik, sehingga dapat selalu dijadikan suatu referensi bagi setiap mereka yang memerlukan.

Format Pembuatan SOP Secara Umum

  1. Simple Steps (Langkah Sederhana)

SOP dengan format ini memiliki bentuk sop yang paling simple atau sederhana . Juga biasa digunakan ketika sebuah prosedur hanya mempunyai kegiatan dan pengambilan keputusan yang sedikit.

  1. Hierarchical Steps (Tahapan Berurutan)

Jenis format ini adalah sebagai sebuah pengembangan dari format simple steps. Dipakai ketika sebuah prosedur yang disusun memiliki 10 langkah atau lebih dan juga harus memuat informasi yang lebih detail. Langkah-langkah yang sudah ada dapat diidentifikasi kemudian dapat dijabarkan kedalam sub langkah secara rinci.

  1. Graphic (Grafik)

Format ini juga dapat digunakan ketika SOP mempunyai sebuah susunan kegiatan panjang dan rinci. Proses yang panjang ini kemudian dijabarkan ke dalam beberapa sub proses yang lebih pendek yang berisi beberapa langkah.

Format grafik ini juga dapat digunakan ketika menyusun sebuah SOP yang memerlukan foto atau gambar dan umumnya dipakai untuk pemohon atau juga pelaksana eksternal organisasi.

  1. Flowchart (Diagram Alir)

Format flowchart ini biasa dipakai ketika SOP memerlukan pengambil sebuah keputusan yang banyak dan kompleks.

Dan membutuhkan sebuah opsi alternatif jawaban seperti ya atau tidak, lengkap atau tidak, benar atau salah dan seterusnya yang dapat mempengaruhi sub langkah selanjutnya dari proses.

Penggunaan format diagram alir ini juga melibatkan beberapa simbol khusus (flow chart) untuk dapat menggambarkan proses. Seperti pada simbol kotak (process), anak panah (arrow), belah ketupat (decision) dan sebagainya.

pengertian sop

Cara Membuat SOP (Standar Operasional Prosedur)

  1. Tahapan Persiapan

Dalam pembuatan sebuah SOP berskala besar di dalam sebuah perusahaan, membutuhkan sebuah tim yang berasal dari pegawai di setiap unit kerja di berbagai level.

Pada SOP dengan skala yang jauh lebih kecil, pembuatan SOP dapat dikerjakan oleh sebuah tim kecil atau perorangan dengan melakukan beberapa langkah seperti berikut ini : :

  • Identifikasi Kebutuhan
  • Pengumpulan Data
  • Melakukan Analisis Prosedur
  • Melakukan Pengembangan
  1. Penilaian Kebutuhan (Need Assessment)

Pada tahap ini, pembuat SOP juga dapat menentukan jenis format apa yang akan digunakan, jumlah SOP yang diperlukan, serta ruang lingkup dari SOP itu sendiri.

  1. Pengembangan SOP

Sebagai sebuah standar yang nantinya akan dijadikan dasar dalam kegiatan setipa hari dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Pembuatan SOP ini tidak bisa langsung jadi. Ini akan membutuhkan revisi berulang sampai akhirnya menjadi SOP yang valid dan dapat diterapkan.

  1. Penerapan SOP

Setiap petugas pada pelaksanaan juga harus diberi tahu tentang sop hasil pembuatan baru atau bagi pengembangan beserta dengan alasan perubahannya.

Salinan sop ini dapat disebarluaskan dan harus dipastikan setiap pelaksana mengetahui perannya dalam SOP

  1. Monitoring dan Evaluasi Penerapan SOP

Hasil dari sop yang sudah dibuat ini harus terus dipantau pelaksanaan penerapannya. Masukan-masukan yang datang dari sebuah upaya monitoring ini akan berharga sebagai sebuah bahan evaluasi dan penyempurnaan standar operasional yang ada di masa yang akan datang.

Kesimpulan

Itulah beberapa info mengenai pengertian SOP secara mendalam. Dalam bisnis apapun, memastikan semua pegawai tahu cara menyelesaikan pekerjaan dengan baik merupakan cara yang bagus untuk meningkatkan produktivitas dan mengurangi tingkat kegagalan.

Bagi kamu pemilik bisnis yang sedang kesulitan dalam melakukan pengelolaan pencatatan keuangan dan proses pembukuan, kamu bisa mencoba menggunakan software akuntansi online terbaik di Indonesia dan telah dipercaya oleh lebih dari 300 ribu pengguna dari berbagai jenis bisnis yaitu Accurate Online.

Accurate Online merupakan software akuntansi online yang telah dikembangkan sejak 20 tahun lalu dan memiliki fitur terlengkap seperti, pencatatan pemasukan dan pengeluaran, penghitungan aset, pencatatan dan pelaporan pajak, payroll, multi cabang, rekonsiliasi transaksi otomatis, multi gudang, pengelolaan dan pemantauan stok, otomasi lebih dari 200 jenis laporan keuangan dan masih banyak lagi.

Kamu juga bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: